Всем привет! В одной из последних статей мы рассказывали о стратегическом планировании в интернет-магазинах. И поднимали вопрос о том, что владельцы интернет-магазинов больше внимания уделяют лидам, а не управлению бизнесом и финансами.
Мы отправились на встречу к одному из наших клиентов, владельцу интернет-магазина. Назовём его Илья. Мы оценили текущее финансовое состояние и обсудили предложения по развитию его бизнеса. В этой статье я расскажу о грубейших ошибках в финансовом управлении интернет-магазина, которые мы выявили.
Когда разговор зашел о системе финансового учета, Илья ознакомил нас с учетом его магазина. Весь учет сводился практически к следующему:
Все именно так, как мы видим. В конце месяца Илья записывал в блокнот расходы и поступления от покупателей и считал итоговый финансовый результат вручную. Расходы в течение месяца запоминались руководителем, брались «навскидку» или записывались на бумаге в хаотичном порядке.
При такой системе учета не может быть и речи об оптимизации расходов, сборе статистики, планировании затрат и, как следствие, развитии интернет-магазина!
Илья доверил нам руководство по постановке финансового управления в его интернет-магазине. Чтобы глубже вникнуть в текущее финансовое состояние клиента, мы разработали ряд вопросов-индикаторов. На их основе зафиксировали проблемы и ошибки в управленческом учете.
1. Как планируются доходы и расходы по отчетным периодам?
Как есть: Планирование представляет собой желаемый объем продаж минус суммарный объем расходов (без разбивки на статьи). Планы ставятся на месяц, а среднесрочное и долгосрочное планирование не предусмотрено вообще.
Последствия: У Ильи нет виденья того, в каком направлении он будет развивать свой проект через квартал или 2 года и какие суммы для этого ему понадобятся. Это может привести к бесконтрольному росту расходов, долгов и финансовой “дыре”.
Как должно быть: Нужен четкий помесячный план по статьям доходов и расходов. В нём надо планировать объем продаж и бюджет под каждую статью затрат. Бюджетирование производится на основе стратегии захвата рынка и роста организации, инвестиций в развитие проекта. Пример подобной таблицы мы разбирали в другой нашей статье.
2. Как прослеживается движение денег?
Как есть: Движение денежных средств нигде не регистрируется. Илья знает только остатки денежных средств на счетах и в кассе. Отсутствует ежедневное и понедельное планирование расходов денежных средств.
Последствия: У Ильи нет возможности заблаговременно предвидеть кассовый разрыв. Отсутствие денежных средств в наличии уже не раз приводило к отсрочке платежа поставщикам и несвоевременным закупкам товаров.
Как должно быть: Все приходы и выбытия денежных средств должны фиксироваться в едином реестре операций. В каждой операции нужно указывать статью доходов или расходов. Подробнее об учете движения денежных средств я писал в прошлой статье.
3. Как производится расчет итогов месяца?
Как есть: Расчет итогов месяца в магазине производится в калькуляторе вручную. Данные о расходах берутся в конце месяца из неупорядоченных бумажных носителей или вспоминаются Ильёй.
Последствия: Илья тратит значительное время на расчет финансового результата за отчетный период. При этом он получает крайне неточный результат.
Как должно быть: Информация для расчета итогов месяца должна поступать из единого источника. Таким источником может выступать единый реестр операций. Расчет должен производиться автоматизировано, в форме подробного отчета. Составление отчета должно занимать максимум 10 минут!
4. Как сейчас планируются закупки?
Как есть: На покупку товаров выделяется 30% месячной выручки. Закупка производится примерно раз в три месяца. В организации нет финансовой модели закупок. Бюджет на закупку новой партии товаров закладывается несистемно и несвоевременно.
Последствия: Илья часто сталкивается с товарным дефицитом в собственном складе (товар отсутствует на складе значительное время) и теряет покупателей.
Как должно быть: Должна применяться финансовая модель закупки товаров. Модель должна учитывать минимальный остаток товара на складе, сроки поставки товаров от поставщиков, объем и стоимость закупки. На основе этого в плане движения денежных средств закладывается бюджет под закупку товара.
5. Имеется ли разделение денежных средств магазина и личных денег владельца?
Как есть: Илья не имеет определенной заработной платы, не установлена мотивация и метод расчета денежного вознаграждения. Денежные средства организации и руководителя не разделены. Часть ежедневной выручки он оставляет себе под личные нужды.
Последствия: Такой подход может привести к тому, что Илья окажется в огромных долгах. Деньги в кассе и на счете не являются его собственностью, так как значительная их часть, по факту, принадлежит клиентам, поставщикам, сотрудникам, коммунальным службам и прочим контрагентам! Это грубейшая ошибка в финансовом управлении организацией, паразитирование на собственном проекте!
Как должно быть: Денежные средства магазина и его владельца должны быть четко разделены. Ни в коем случае нельзя допускать прямой доступ владельца бизнеса к оборотным средствам организации. Распределение денег магазина должно производиться только после расчета финансового результата. Необходимо четко зафиксировать в каком размере и при каких условиях Илья получает вознаграждение.
6. Включены ли в себестоимость товаров транспортно-заготовительные расходы?
Как есть: На данный момент, ТЗР включаются в себестоимость товаров только закупаемых в Китае. На товары, закупаемые у местных поставщиков, стоимость прямых затрат на доставку и заготовку не накладываются.
Последствия: Информация о торговой наценке и маржинальности неактуальны. Илья ошибается в том, какой товар действительно наиболее выгоден для продаж.
Как должно быть: Всегда нужно разделять прямые и накладные затраты. На первых этапах работы интернет-магазина возможен “котловой” учет прямых расходов (прямые затраты и ТЗР в отдельных статьях, а не в себестоимости). Идеальным вариантом является учет всех прямых затрат в себестоимости товаров. Это даст возможность объективного расчета торговой наценки и маржинальности каждого товара.
7. Насколько действительны данные о товарообороте в системе складского учета?
Как есть: В системе складского учета «Мой склад» регистрируется только часть товаров (только закупаемые в Китае). Товары от местных поставщиков, в данной системе не учитываются.
Последствия: Илья не имеет точной информации о количественном и валютном показателе товарооборота. Нет возможности проследить за статистикой продаж по категориям и конкретным товарам, увидеть наиболее выгодные товары.
Как должно быть: В системе складского учета регистрироваться должны все операции по приходу и выбытию товарной номенклатуры. Это даст возможность сосредоточиться на продажах более выгодных товаров.
Резюмируем
На текущий момент в организации нет достаточного количества оборотных средств для непрерывного осуществления коммерческой деятельности. Причиной тому стали ошибки в финансовом управлении, которые сводятся к следующим тезисам:
- Прямой доступ владельца магазина к денежным средствам магазина. Возможность тратить деньги магазина под личные нужды приводит к снижению оборотных средств.
- Наличие кассовых разрывов, растягивание платежей поставщикам и за рекламу.
- Нет четкого ориентира, плана развития на краткосрочные и среднесрочные периоды.
- Отсутствие прозрачности в финансовых потоках (непонятно как движутся и где оседают деньги).
- Отсутствие подробного и сопоставимого отчета об итогах деятельности за каждый отчетный период (сработали в плюс или в минус? почему упала операционная прибыль в этом месяце? какова динамика изменений конкретных расходов за последние полгода?).
- Наличие товарного дефицита на складе из-за несвоевременной закупки товаров и отсутствия модели бюджетирования закупок.
Так мы зафиксировали текущее финансовое положение интернет-магазина, рассмотрели проблемы и ошибки в финансовом управлении. Сейчас Илья собирает статистику по расходам в интернет-магазине.
В следующих статьях мы расскажем, какие меры приняли по исправлению ошибок, какие инструменты для этого использовали и какие получатся результаты.
Если хотите получить краткий анализ финансового управления своего интернет-магазина, пишите ваши данные по рассмотренным 7 вопросам на artem@etaktika.ru.
Артем Мелконян
руководитель финансового управления проектами Тактики
