Продолжим ликбез по управленческому учету для интернет-магазинов.
В предыдущей статье мы говорили о том, чем бухгалтерский финансовый учет отличается от управленческого, дали определение постоянным и переменным расходам и рассмотрели одну из ключевых форм управленческой отчетности – бюджет доходов и расходов (БДР).
Следующей важной формой управленческой отчетности является календарный бюджет движения денежных средств (БДДС).
Бюджет движения денежных средств является совокупным отчетом по поступлению и расходованию денежных средств. В данный отчет ежедневно вносятся все планируемые и фактические движения наличных и безналичных денежных средств. Отражение данных показателей позволяет всегда держать денежный баланс положительным, избегать кассовых разрывов.
Существует множество вариантов ведения БДДС — от простых таблиц, до комплексных автоматизированных систем учета, стоимостью в сотни тысяч рублей.
Для большинства магазинов, как представителей малого и среднего бизнеса, внедрение сложных систем учета не является экономически целесообразным. Однако, мы уверены, что внедрение бюджетирования движения денежных средств жизненно необходимо для организаций. Какое решение принять магазинам, для которых еще рано внедрять SAP, а считать деньги интуитивно уже нет возможности?
На помощь в данном случае приходят грамотно составленные электронные таблицы. Рассмотрим один из возможных вариантов такой таблицы.
В данной таблице мы видим две ключевые колонки. Это «Поступление денежных средств» и «Списание денежных средств». По каждой колонке имеются столбцы со статьями поступлений и расходования денежных средств. Теперь рассмотрим подробней каждую колонку.
В колонке «Поступление денежных средств» мы видим разбивку на оптовые, розничные продажи и прочие поступления. Каждый из данных столбцов группирует столбцы в разбивке по товарам. Расчеты, производимые в столбцах вы можете увидеть ниже.
Разбивку можно осуществлять в разрезе видов товаров, групп товаров, комплектов и т.д. Но мы считаем, что наиболее правильной разбивкой будет именно по товарам. Такая разбивка позволяет увидеть, как движутся денежные средства по товарам, упрощает планирование затрат на закупки товаров и собирается статистика по товарам для выявления сезонности, оборачиваемости.
По всем ячейкам необходимо выставлять примечания с указанием контрагентов и планируемых, а позже, фактических сумм.
После указания сумм поступлений будет целесообразным зарезервировать часть денежных средств под прямые расходы, такие как покупная стоимость реализуемых товаров и расходы на доставку. Это необходимо для того, чтобы на счету организации всегда имелись денежные средства для обеспечения текущих обязательств перед своими покупателями и поставщиками. Данные денежные средства для вас будут гарантом вашей экономической стабильности. Рассмотрим, как это осуществляется в таблице.
Для простоты расчёта, в качестве прямых затрат по товарам мы использовали продажную стоимость товара, умноженную на коэффициент себестоимости товара. В результате мы получаем закупочную стоимость товара. В нашем примере данная формула используется для образца, вам необходимо использовать свою формулу расчёта закупочной стоимости товара, которая будет отражать реальную себестоимость.
Также необходимо планировать, отражать, и резервировать прямые расходы по доставке товаров.
Отметим, что данные столбцы в колонке поступления денежных средств не являются исчерпывающими. Вам необходимо добавить свои дополнительные столбцы как по поступлению денежных средств, так и по резервированию денежных средств под прямые расходы исходя из специфики вашего бизнеса.
Далее рассмотрим колонку списания денежных средств.
Здесь мы указываем основные статьи затрат, по которым происходит движение денежных средств в течение месяца. Сюда также необходимо добавить статьи, которые вы посчитаете необходимым постоянно контролировать. В рамках каждой статьи затрат можно вести подгруппы для более подробной аналитики.
Для простоты расчёта в столбце «Товар» мы указывали суммы, которые запланировали в столбце прямых расходов. Здесь необходимо указывать суммы, которые вы будете фактически перечислять на приобретение товаров.
Далее рассмотрим результирующие столбцы.
«Сальдо р/с» отражает денежные средства, которые фактически остаются на расчетном счете на конец рабочего дня. Оно рассчитывается как остаток денежных средств на конец предыдущего дня + сумма всех поступлений за текущий день – сумма всех списаний денежных средств за текущий день.
В столбце «Резерв под прямые расходы» мы видим какую сумму мы должны оплатить поставщикам для выполнения своих текущих обязательств. Данную информацию мы видим на каждый рабочий день. Расчет ведется следующим образом: остаток резерва за предыдущий день + зарезервированная сумма за сегодня – списание зарезервированных денежных средств под текущие обязательства.
- В данном примере под текущими обязательствами понимается задолженность поставщикам, которая возникает при реализации продукции. Иначе говоря, чтобы продать товар своим клиентам, его необходимо сначала купить у поставщика, а также оплатить доставку (если вы это делаете за свой счет). Соответственно, когда вы продаете товар, у вас также возникает задолженность перед поставщиком и резерв под прямой расход увеличивается. Когда вы платите поставщику, вы погашаете перед ним свои обязательства и в резерв под прямой расход уменьшается.
Очень важную информацию предоставляет последний столбец «Сальдо маржинальное». В данном столбце указывается разница между фактическим остатком на расчетном счету (Сальдо р/с) и суммой резерва под прямые расходы. Эта разница показывает, какую сумму мы можете расходовать под нужды своей организации. Данную сумму вы можете расходовать на оплату вашей рекламы, выплаты заработной платы и прочее.
Крайне важно понимать, что не все деньги, поступающие к вам от покупателей, являются вашими. Вы несете перед своими клиентами обязательства. Интернет-магазину необходимо резервировать суммы под прямые расходы и использовать их только по назначению.
На основе данной таблицы составим график движения денежных средств.
Данный график позволяет визуально проследить за движением денежных средств и заблаговременно выявить кассовые разрывы. Кроме того, можно увидеть на какую сумму интернет-магазин кредитуется за счет своих клиентов.
В нашем примере мы видим, что с 15 января по 19 января в магазине предвидится кассовый разрыв на 8100 рублей. Данную проблему можно решить путем дробления или переноса некоторых видов расходов. Так, например, расход по столбцу U можно раздробить на суммы 5000 на 13 января и 10000 рублей на 19 января. В таком случае кассовый разрыв исчезает.
Кроме того, мы видим, что организация кредитуется за счет своих покупателей. Это видно по линии «Сальдо маржинальное», уходящей ниже отметки нуля. Это сигнал того, что организация в ближайшее время может сработать в убыток. В случае исполнения организацией всех текущих обязательств, денег на расчетном счету будет недостаточно для выплаты заработной платы, оплаты рекламы и прочих услуг.
Также мы видим, что под конец месяца в организации растет разница между «Сальдо р/с» и «Сальдо маржинальное». Это означает, что в организации накапливаются долги по текущим обязательствам.
Таблица и график, приведенные в нашем примере, предоставляют ценную информацию для руководства. Ориентируясь на данную информацию, необходимо принимать управленческие решения в организации.
Для того, чтобы лучше понять принцип построения таблицы, «поиграться» с цифрами, вы может скачать готовые таблицы в Excel. Для этого вам нужно подписаться на нашу страницу в facebook и отправляйте запрос в сообщение — пришлем на ваш е-мейл.
Артем Мелконян
бухгалтер-финансист Тактики
