Добрый день! В предыдущей статье мы подробно рассмотрели грубейшие ошибки в финансовом управлении интернет-магазина одного из наших клиентов. В этом выпуске мы расскажем какие меры мы приняли в первую очередь для исправления ошибок и какие инструменты для этого использовали.
Процесс внедрения управленческого учета правильно производить в следующей последовательности:
- Учет денежных потоков
- Учет доходов и расходов
- Учет активов и пассивов
Сегодня мы расскажем о том, как внедрили учет денежных потоков.
Руководитель исследуемого интернет-магазина — Илья — не имел возможности прослеживать за финансовыми изменениями в своем бизнесе. Отсутствие отчетов о движении денежных средств, о финансовых результатах и отсутствие плана доходов и расходов говорило об управлении магазином «вслепую».
Для оперативного формирования отчетов не было единого источника входящих данных. Мы создали единый реестр операций и БДДС.
1. Единый реестр операций
В едином реестре операций должны регистрироваться все движения денежных средств. Он должен быть информативным, простым и удобным. Для построения такого реестра мы использовали Google Таблицы. Ознакомиться с примером можно по ссылке.
Первые четыре колонки заполняются сотрудником вручную. В колонках «Статья движения денежных средств» и «Контрагент» используются выпадающие списки, мы сделали их при помощи инструмента «Проверка данных». Для этого мы создали лист «Справочник» со списком контрагентов и статей движения ДС. Далее в инструменте «Проверка данных» указали диапазон значений с этого листа и обозначили диапазон ячеек в которых будет применяться выпадающий список.
Применение выпадающих списков уменьшает временные затраты на ввод информации и снижает вероятность совершить ошибку при вводе данных (т.к. ввести данные вне выпадающего списка не получится).
Остаток денежных средств рассчитывается автоматически после занесения каждой операции.
Данный реестр позволяет нам видеть остаток денежных средств на каждый день, применять различные фильтрации и рассчитывать суммы по определенным критериям. К примеру, можно посмотреть количество потраченных денег в этом месяце на закупку товаров и на рекламу.
Часто в интернет-магазине уже налажена система регистрации всех хозяйственных операций. Помимо этого утверждены и формы управленческой отчетности. Однако данные формы заполняются вручную сотрудниками. По факту информация вносится дважды (сначала в реестр, потом в отчет), что часто приводит к ошибкам.
Следует придерживаться принципа: в системе управленческого учёта обязательно должны быть разделены функции ввода данных и формирования отчетов.
В нашем случае формирование отчетов будет производиться автоматически. Мы создали форму отчета, в которую будут «подтягиваться» все данные из единого реестра.
2. Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств представляет собой таблицу (пример таблицы), строки которой содержат сводные данные:
- Валовая выручка
- Итого прямые расходы
- Валовая прибыль
- Итого ФОТ (фонд оплаты труда)
- Административные расходы
- Общепроизводственные расходы
- Сбытовые расходы, реклама
- Итого постоянные расходы
- Результат движения ДС
Внутри каждого основного показателя имеется разбивка на статьи движения денежных средств согласно справочнику, который мы ранее использовали. По столбцам указываются месяцы.
Расчет по каждой статье затрат в определенный месяц производится с помощью очень удобной функции SUMIFS (). Она позволяет находить сумму чисел из заданного диапазона с заданными условиями. Например, можно найти сумму всех чисел из реестра по столбцу «Сумма расхода» которые удовлетворяют условию:
- Статья движения ДС = "Прямые затраты. Упаковка"
- Дата = "Июль 2015"
Так мы получили сводку по всем статьям движения денежных средств по месяцам. Отчет о движении денежных средств мгновенно считает результат в случае внесения изменений в единый реестр операций.
С внедрением учета денежных потоков у Ильи появилась возможность следить за тем, в каких размерах и по каким статьям расходуются денежные средства. Так как отчет имеет стандартную форму для каждого месяца, Илья может легко сопоставить результаты за разные периоды.
Анализ полученных данных
В ходе анализа отчета о движении денежных средств за июнь мы обнаружили следующие финансовые «дыры»:
- Часть ежедневной выручки Илья оставлял себе на личные нужды. Отчет показал, что подобное изъятие оборотных средств негативно сказывалось на итоговом результате месяца. Принято решение о пересмотре финансовой мотивации руководителя интернет-магазина. Теперь заработная плата Ильи состоит из оклада и процента от результата движения денежных средств за месяц.
- Прямые затраты растут быстрее валовой выручки. Средний чек и объём отгрузки при этом не снижался. Это говорит о том, что в интернет-магазине увеличивается дебиторская задолженность. Нужно уменьшать срок поступления денег от клиентов.
В дальнейших статьях мы расскажем какие узкие места выявили в цикле движения денежных средств, как внедрили планирование затрат, подсчет доходов и расходов, учет активов и пассивов.
А как вашему интернет-магазину удаётся выживать с кассовыми разрывами и без анализа движения денежных средств? Пишите!
Артем Мелконян
руководитель финансового управления проектами Тактики
